AI laat Vogelaar en haar klanten vliegen
Vogelaar groeit hard in Direct Mail en fulfilment. Veel grote partijen - waaronder internetdrukkers -laten zowel de fulfilment als verzending van hun mailingen over aan het bedrijf uit IJsselstein. Dankzij de inzet van AI in software en processen verlopen ook complexe orders soepel, wat de klant veel tijd bespaart: ‘Zowel onze ordermanagers als de mensen bij onze klanten besteden praktisch geen tijd meer aan het plannen van orders.’
Met Mailweb nam Vogelaar begin 2024 een gespecialiseerd klantportaal voor het aansturen van Direct Mail- en fulfilmentprocessen over. Ook Jeroen Balke ging mee en heeft inmiddels een definitieve aanstelling (zie onderaan dit artikel).
‘Mailweb draait hier sinds 1 januari 2025 als het “operating system” voor de volledige organisatie. Het systeem was al best goed, maar wat we nu hebben aangepast en scherper gesteld, door AI-gestuurd te programmeren, is zo goed dat het vorige stadium alweer ouderwets voelt. Dat is het mooie van techniek. Wij gaan alleen maar sneller door de mogelijkheden die AI geeft. Wij kunnen nu eenvoudig onze software met die van klanten koppelen. En als de klant iets wil automatiseren, dan kunnen wij dat één op één oppakken. Deze tijd voelt hetzelfde als de jaren ’90, toen het internet opkwam. Alles verandert zó snel; er liggen zoveel kansen!’
Vijf schermen en een regisseur
Het is AI zelf dat bij Vogelaar software programmeert. Daarbij wordt gebruik gemaakt van AI-modellen als Codex, die zijn getraind om te programmeren op basis van natuurlijke conversatie. Eén ontwikkelaar houdt vijf schermen in de gaten en corrigeert het AI-codeschrijven waar nodig. De menselijke programmeur is softwareregisseur geworden.
Balke: ‘Wij verbeteren doorlopend onze eigen software, en daarmee ook onze interne logistieke en productieprocessen. Dat stelt ons in staat om klanten die dankzij AI op hun beurt ook ver zijn gevorderd in hun ontwikkeling, te ontlasten. Zij kunnen nu hun AI-software met onze AI-software koppelen zodat ze praktisch geen werk meer hebben aan het voorbereidende stuk van een order.’
Grote platformen haken aan
Mark Bonenkamp haakt in: ‘Door de overname van Mailweb zijn wij per saldo gegroeid in een markt van printed mail die onder druk staat. Die groei kan de komende tijd snel gaan, want praktisch alle grote online print platformen komen naar ons toe omdat wij de complexiteit uit hun proces kunnen halen. Maar ook reclamebureaus en relatiegeschenkpartijen tonen interesse. Temeer omdat wij door de inzet van AI nu ook complexere fulfilmentopdrachten kunnen verwerken. Hiermee kunnen wij de administratieve ballast van bijvoorbeeld combinatiezendingen voor onze klanten enorm verminderen.’
‘Gemiddeld is een ordermanager van een klant nu nog een paar minuten met een order bezig, in de periode voor Mailweb een half uur’, vervolgt hij. ‘Het kan bij die bestellingen gaan om duizenden verschillende pakketten, ieder met een eigen boodschap, adres en verpakking. Voorheen was dat niet te doen zonder veel handwerk – nu wel. Dit gebeurt onder andere door het inzetten van een MCP AI-protocol. Dat maakt het voor onze klanten en medewerkers mogelijk om in natuurlijke taal te “praten”. Daarmee behoren de strenge regels en beperkingen van een calculatiewizard tot het verleden. Je kunt als klant gewoon zeggen wat je wilt en de MCP vertaalt dit naar een order of offerte met een passende prijs.’
Automatisch inpakken
Wat hier mooi bij aansluit, is de aanschaf van de CMC CartonWrap 1000. Sinds september is deze mastodont van 18 bij 10 meter operationeel. Vogelaar kan er tot 1.000 pakketten per uur mee produceren. Vanaf plano karton meet de machine de neergelegde producten automatisch op, en stanst, rilt, snijdt en vouwt on the fly een op maat verpakking. Pakbon en factuur worden geprint en toegevoegd, het product wordt verpakt, gescand, voorzien van verzendsticker en belandt op de uitloopband, klaar voor verzending.
Bonenkamp: ‘Wij hebben nieuwe klanten, ook buitenlandse, die relatiegeschenken maken, bijvoorbeeld 1.000 pakketjes voor Microsoft, die wereldwijd verzonden worden. Voorheen waren wij daar een tijd mee bezig. Nu is het één tot twee uur werk. En wij krijgen ook veel drukwerk binnen waarvan we pakketten met meerdere exemplaren maken: 10, 20, 50. Dat voer je in de machine in en het wordt automatisch afgehandeld.’
Scherpe keuzes
Het zijn kortom bijzondere tijden voor Vogelaar, met heel veel dynamiek. In de mix van activiteiten blijft printed mail zeker een voorname rol spelen. Print wint in een AI-gedreven digitaal tijdperk juist aan waarde als het rustige, leanback informatiemedium, zo bevestigen Bonenkamp en Balke. De grootste groei zit echter in de bredere e-commerce fulfilment.
Ondertussen maakt het bedrijf scherpe keuzes rondom het portfolio fulfilmentklanten, aldus Bonenkamp: ‘Wij willen een hoge doorloop hebben; geen 500 pallets opslaan voor 3 jaar, maar producten die binnenkomen, waar we wat mee moeten doen, en die zo snel mogelijk weer weg moeten. Daar maken we nu actieve keuzes in. Zo hebben we afscheid genomen van twee klanten die hier 300 tot 400 pallets hadden staan. Dat schept veel ruimte voor groei.’
Balke benadrukt nog één ding: ‘AI is in zichzelf niet zaligmakend: het zijn de processen, en in die processen zit AI. Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen zorgt ervoor dat klanten makkelijker aan kunnen sluiten en producten sneller door je bedrijf lopen. Daar zijn wij druk mee. Wij merken dat die koers aanslaat. Anders zouden nieuwe klanten niet in de huidige getalen naar ons toekomen.’
Automatisering van brochure tot brievenbus
De systemen van Vogelaar en bijvoorbeeld een online printplatform kunnen door de inzet van AI geautomatiseerd processen van orderintake tot verzending afvangen. Een voorbeeld: een klant van een online drukker bestelt een 16-pagina brochure en krijgt meteen de vraag: “Wilt u deze ook laten verzenden?” De klant klikt op “ja”. Het systeem van Vogelaar begint te draaien.
De klant uploadt een adressenbestand; Vogelaar herkent automatisch hoeveel binnenlandse en buitenlandse adressen erin staan, berekent het gewicht en het formaat, bepaalt de verwerking en koppelt realtime drie verzendopties terug met bijbehorende levertijden en prijzen. Snel, minder snel of volgende week? De klant kiest, vult eventueel een retouradres in - en klaar. De online drukker hoeft daarna alleen de 10.000 brochures aan te leveren. Vogelaar verzorgt de rest: van verpakken tot postale verzending. Snel, precies en met minimale menselijke tussenkomst.
De technologie van Vogelaar stelt grotere online print platformen en drukkerijen, reclamebureaus en bijvoorbeeld producenten van relatiegeschenken in staat om deze orderafhandeling in hun eigen online omgeving aan te bieden, in plaats van bestelling via het Mailweb-portaal.
Jeroen Balke blijft bij Vogelaar
Vogelaar nam begin 2024 Mailweb over vanwege de slimme, door AI ondersteunde portal die dit bedrijf had ontwikkeld voor het automatiseren van Direct Mail en fulfilment. De Mailweb-software kan complexe klantdata snel, foutloos en grotendeels automatisch verwerken. Mailweb-oprichter Jeroen Balke ging in eerste instantie mee om de integratie van zijn software binnen Vogelaar soepel te laten verlopen.
Al snel bleek echter dat zijn technische kennis en visie op procesautomatisering uitstekend aansluiten bij de ambities van Vogelaar. Bovendien ontstond er een prettige en complementaire samenwerking met directeur-eigenaar Mark Bonenkamp. Dat vertrouwen en de gedeelde drive om door innovatie nieuwe business te creëren leidde in het najaar van 2024 tot een definitieve aanstelling van Jeroen Balke in het managementteam.
Foto boven: Mark Bonenkamp (rechts) en Jeroen Balke (links) stuwen Vogelaar op naar nieuwe hoogten.
Tekst: Wim Danhof / Fotografie: Pim Ras
Wil je het nieuwste PRINTmatters magazine thuis ontvangen?Neem een proefabonnement en kies voor nalevering
