Column: Het gebruik van algemene voorwaarden
In de grafimedia gebruiken veel bedrijven algemene voorwaarden, maar zelden wordt goed nagedacht over de rechtsgeldigheid en toepasbaarheid ervan. Vaak worden ze klakkeloos overgenomen van klanten of concurrenten, zonder aanpassing aan de eigen dienstverlening. Zelfs wanneer ze goed zijn opgesteld, worden ze in de praktijk vaak niet correct van toepassing verklaard, waardoor ze juridisch waardeloos kunnen blijken.
Geldige algemene voorwaarden moeten aan formele eisen voldoen. De belangrijkste is dat de voorwaarden vóór of uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de klant worden verstrekt. Alleen verwijzen op een factuur achteraf is juridisch te laat. Ook een mailtje na ondertekening met de mededeling “Sorry, ik was deze voorwaarden vergeten toe te zenden” maakt de voorwaarden niet rechtsgeldig.
Een cliënte liep ooit forse schade op omdat zij de algemene voorwaarden wel had opgesteld, maar vergeten was ze mee te sturen met de offerte. De rechter hield daardoor geen rekening met haar aansprakelijkheidsbeperking. Bij digitale opdrachten moet de klant op duidelijke wijze toegang hebben tot de voorwaarden, bijvoorbeeld via een link. En op verzoek moet u ze toesturen.
Drie tips voor correcte toepassing:
- Voeg de voorwaarden altijd bij de offerte of opdrachtbevestiging;
- Laat de klant expliciet akkoord gaan (handtekening o.i.d.)
- Maak de voorwaarden goed vindbaar en downloadbaar op uw website
U hoeft de voorwaarden maar één keer aan een klant te overhandigen. Bij vervolgopdrachten moet u ze wel opnieuw van toepassing verklaren.
Ook de inhoud is cruciaal. Veel voorwaarden zijn te vaag, te streng of onvoldoende afgestemd op de praktijk. In de grafimedia zijn de KVGO-voorwaarden vaak een goede basis. Zij regelen onder andere:
- Wie is verantwoordelijk bij kleurafwijkingen?
- Wat als een klant foutieve bestanden aanlevert?
- Is er recht op herdruk bij fouten?
Gebruik bij voorkeur voorwaarden die zijn afgestemd op uw branche én bedrijf. Laat ze regelmatig toetsen door een jurist, zeker bij veranderende diensten. Download dus niet zomaar een standaardsetje van internet. Helder geformuleerde voorwaarden bieden niet alleen juridische bescherming, maar ook duidelijkheid en vertrouwen richting de klant.
Conclusie:
Algemene voorwaarden zijn geen formaliteit. In de grafimedia, waar technische fouten en aansprakelijkheidskwesties helaas vaak voorkomen, loont het om ze zorgvuldig op te stellen én correct te hanteren.
Vragen over uw voorwaarden of behoefte aan een juridische check? Wij helpen u graag. En… Onze eigen voorwaarden zijn van toepassing… of toch niet?
Wil je het gedrukte PRINTmatters magazine ontvangen? Neem een proefabonnement.
